Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

En el Instituto Departamental de Bellas Artes se desarrolla el Programa de Gestión Documental, el cual se viene desarrollando desde Julio de 2004 en cumplimiento a lo establecido por la Ley 594 de julio de 2000.

Consecuentes a la normatividad vigente el Instituto ha conformado  y establecido acciones encaminadas al cumplimiento de la Norma por medio de las siguientes acciones:

- Creación del Comité de Archivo del Instituto Departamental de Bellas Artes y sus funciones. Resolución No 091 de julio de 2004.

- Adopción del Reglamento Interno de Archivo del Instituto Departamental de Bellas Artes. Resolución N. 092 de julio de 2004.

- Adopción del Manual Instructivo de Gestión Documental para la organización de los archivos y la correspondencia  del Instituto Departamental de Bellas Artes. Resolución 169 de diciembre 14 de 2006.

- Aprobación de las Tablas de Retención Documental del  Instituto Departamental de Bellas Artes. Resolución 001 de enero 3 de 2005.

-  Dentro del Sistema de Gestión de la Calidad que se implementa en el  Instituto Departamental de Bellas Artes el área de gestión documental lidera tres  de los seis procedimientos básicos  de la Norma:

1.    Procedimiento Elaboración de Documentos. SGC.700.PR.01 Ver. 02
2.    Procedimiento Control de Documentos SGC.700.pr.02 Ver. 02.
3.    Procedimiento Control de Documentos. SGC.700.PR:03. Ver. 02

-  Igualmente se controla la correspondencia por medio del procedimiento  Control de la Información.